"בקלות כפולה"

השלב הראשון הנו לעדכן את התוכנה לגרסה האחרונה הקיימת. ניתן לבדוק באתר האינטרנט מתי בוצע עדכון אחרון לתוכנה.

כללית – יש להקפיד שכאשר מפיקים חשבונית מעל 5000 ₪. (סכום זה עלול להשתנות בעתיד), חייב להופיע על החשבונית מספר העוסק/זיהוי של הלקוח. (למעט כאשר הלקוח אינו לקוח עסקי, אין צורך במספר עוסק בכל סכום של חשבונית).

למרות שניתן לרשום את מספר העוסק בחשבונית עצמה, (גם כאשר כרטיס הלקוח הנו לקוחות שונים), מומלץ מאד לפתוח לכל לקוח כרטיס משלו ולציין בו את מספר הלקוח.

גם לגבי ספקים יש להקפיד לרשום את מספר העוסק בכרטיס הספק. אלו אשר רושמים הוצאות מסוימות ישירות כנגד כרטיס בנק חייבים לחדול מכן ולרשום את התנועות כנגד כרטיס ספק. זאת, מכיוון שבקובץ המע"מ שמופק, אסור שתשומה שסכום המע"מ שלה עולה על 300 ₪ יהיה ללא מספר עוסק.

מומלץ מאד לעדכן בכל כרטיס ספק וכרטיס לקוח את מספר העוסק.

בנוסף, יחויבו העסקים ביצירה ושליחת קובץ חודשי המפרט את התנועות של העסקאות והתשומות. קובץ זה הנו בנוסף לדיווח המע"'מ הרגיל

על מנת שניתן יהיה להפיק את הקובץ בצורה תקינה יש להקפיד על כללי עבודה מסוימים כפי שיפורטו להלן:

• עדכון כרטיסי לקוחות וספקים כך שיופיע בהם מספר העוסק.
  
  
• ציון חשבון נגדי. התוכנה מפיקה את קובץ המע"מ על פי התנועות הרשומות בכרטיסי המע"מ ושולפת את מספר העוסק על פי החשבון הנגדי. לכן, אסור בשום פנים ואופן לרשום תנועות של הכנסות או הוצאות כתנועות חד צדדיות. במערכת שקולטת תנועות מתוכנות חיצוניות, יש לוודא עם בית התוכנה כי התנועות שהתוכנה מייצאת לא יהיו חד צדיות.
  
  
• אלו שרושמים הוצאות ישירות כנגד כרטיס הבנק חייבים להפסיק זאת ולרשום את ההוצאה כנגד כרטיס ספק שמוגדר בו מספר העוסק.
  
  
• התוכנה צריכה בזמן הפקת הקובץ לציין סוגי תנועות מסוימות. על מנת שתוכל לעשות זאת, יש להקפיד על הנהלים הבאים.
  
  
  • כאשר רושמים תנועה של רשימון יבוא או רשימון יצוא, חייבים לציין בפרטי התנועה את המילה "רשימון" (ללא המרכאות) ואת מספר הרשימון, לדוגמא "רשימון 123456789"
    
    
  • כאשר רושמים תנועה של חשבונית לרשות הפלסטינאית, חייבת להופיע בפרטי התנועה המילה "רש'פ". לדוגמא "חשבונית לרש'פ"
    
    
  • כאשר רושמים תנועה של חשבונית עצמית, חייבת להופיע בפרטי התנועה המילה "עצמית". למשל "חשבונית עצמית עבור שכ'ד"
    
    
  • ריכוז הכנסות של קופה רושמת או חשבוניות ידניות. חייבת להופיע בפרטי התנועה המילה "ריכוז". לדוגמא "ריכוז חשבוניות ליום א". כמו כן, חייבים לציין באסמכתא שנייה את מספר החשבוניות אשר כלולות בריכוז. בעסקים אשר נוהגים להוציא חשבונית/קבלה ממוחשבת עבור חשבוניות ידניות, יש להקפיד שבשדה "פרטים להנהלת חשבונות" תופיע המילה ריכוז, ובשדה מספר סוכן, יש לציין את מספר החשבוניות הכלולות בריכוז.
    
    
  • כאשר רושמים תנועה של מסמך אחר (תיקון רשימון, מסמך בנק), חייבת להופיע בפרטי התנועה המילה "מיס' אחר". לדוגמא "תנועה של מיס' אחר"
    
    
  
  
• לכל אלו אשר לא מבצעים דיווח מע"מ דרך התוכנה, (הדיווח אשר יוצר פקודות יומן), מומלץ להתחיל לעשות כך על מנת שיהיה בסיס להשוואה בזמן הפקת הקובץ החדש.
  
  
• כאשר עובדים עם התוכנה של ניהול עמדות מכירה ומפיקים בה חשבוניות קבלה מעל 5000 ₪, יש לבצע אחת מן הפעולות הבאות: להגדיר בהגדרות העמדה שהעמדה תיצור תנועה נפרדת לכל מסמך ולא תרכז את כל התנועות בסגירת יום במקום להוציא חשבונית/קבלה לסכומים מעל 5000 ₪ יש להוציא חשבונית וקבלה נפרדים.
  
  
• קליטת תנועות מאוחרות.
  
  
  כללית, אין כל בעיה לקלוט תנועות באיחור גם אם הדיווח הקודם כבר נסגר. התנועות הנקלטות יצטרפו אוטומטית לדיווח הבא (לתזכורת התאריך הקובע לצורך דוחות המע"מ הנו תאריך הביצוע ולא תאריך הערך.
  
  

מה יש לבצע עם התקנת עדכון התוכנה.

• להיכנס לתוכניות שרות. ליד אחוז המע"מ נוסף כפתור עם חץ ירוק. יש ללחוץ עליו (בתוכנית הדוס ללחוץ F2 ).
  
  
  
• במסך שיוצג, יש לעדכן את הסעיפים הבאים : סכום חשבונית מכסימלי ללא מספר עוסק – פרטי : 5000.
  
  
• סכום חשבונית מכסימלי ללא מספר עוסק – עסקי : 5000.
  
  
• סכום חשבונית מכסימלי ללא מספר עוסק – פרטי : 5000.
  
  
• סכום עסקה מכסימלי לחשבונית בודדת : 120000.
  
  
• סכום מע"מ מכסימלי ללא עוסק בתשומה : 300.
  
  
• אחוז מכסימלי לדו"ח חדשי ללא מספרי עוסק : 9999.
  
  
• בשלב זה יש להתעלם משני הסעיפים האחרונים ומן הכפתור שנמצא בתחתית המסך. יש לעקוב אחר פרסומי השלטונות.
  
  

על מנת להפיק את קובץ המע"מ יש להיכנס לסעיפי הנהלת חשבונות / הפקת דוחות הנהלת חשבונות, לבחור דוחות מע"מ. לפני שמפיקים את הקובץ יש לסגור את הדיווח החודשי על ידי הפעל הסעיף הראשון – דיווח מע"מ תקופתי. לאחר מכן יש לגשת להפקת הקובץ בסוף התפריט המע"מ יופיע סעיף חדש – הפקת קובץ מע"מ. יש ללחוץ על סעיף זה יתקבל המסך הבא:

יש לבחור את החודש שעבורו רוצים להפיק את הדו"ח בפינה השמאלית עליונה של המסך ולהמתין לסיום קריאת הנתונים

בחלקו העליון הימני של המסך רואים את הסכומים שדווחו למע"מ בדיווח החודשי. החלק השמאלי של המסך מראה את סיכומי התנועות שנקראו לדו"ח. יש לוודא שסכומים אלו יהיה זהים.

הפרש בסכומים יכול להיווצר באם מזרימים תנועות לאחר סגירת דו"ח המע"מ. למשל, תשומה עם תאריך של חודש קודם, או שמתחילים לבצע את הדוחות באמצע השנה.

על ידי לחיצה על ארבעת הכפתורים הימנים בסרגל, ניתן "לטייל" בין סוגי התנועות של העסקאות, עסקאות פטורות, תשומות ותשומות רכוש. בסרגל התחתון ניתן לראות כמה תנועות יש מכל סוג ובאם כולם מסומנות. באם רוצים שתנועה מסוימת לא תופיע בדו"ח, יש להקליק עליה. תנועה שאינה מסומנת תשנה את צבעה לירוק. כמובן שסיכומי התנועות ישתנו בהתאם.

במידה ולתנועה לא משויך מספר עוסק או שאינו תקין, יופיעו בשדה מספר העוסק כוכביות. באם התנועות הנן תנועות של עסקאות וסכום העסקה מעל 5000 ₪, הכוכביות יהיו בצבע אדום. בתנועות התשומות כל תנועה שאין בה מספר עוסק, הכוכביות יהיו אדומות.

במידה וסכום המע"מ צבוע אדום, התוכנה חישבה כי סכום המע"מ גדול מהסכום שאמור להיות. יש לבדוק את נכונות הסכום ולתקנו בהתאם.

במידה וקיימות תנועות מיוחדות כגון רשימונים, חשבוניות עצמיות וכדומה, יש לשים לב שהתוכנה זיהתה תנועות אלו על פי סוג התנועה הרשום בצד השמאלי של המסך.

באם לתנועה מסוימת אין מספר עוסק, ניתן ללחוץ על הכפתור השביעי מימין בסרגל ולעדכן את מספר העוסק בכרטיס. מספר העוסק יתעדכן אוטומטית גם בדו"ח.

מומלץ מאד לפני הפקת הקובץ לבצע בדיקת רציפות של התנועות ובדיקת רישום חשבוניות. הדבר נעשה על ידי לחיצה על הכפתורים החמישי והשישי מצד ימין בסרגל. באם מבחינים בבעיה מסוימת, יש לפותרה לפני הפקת הקובץ.

ניתן להדפיס את כל התנועות או חלקן על ידי לחיצה על כפתור המדפסת. מומלץ להדפיס דו"ח חדשי אשר יאפשר לנו לדעת אלו תנועות דווחו. תנועות שדווחו בחודש ינואר למשל, לא יופיעו בחודש פברואר. לעומת זאת, תנועה שנרשמה בפברואר עם תאריך של חודש ינואר וטרם דווחה בחודש ינואר, תופיע בדו"ח של פברואר. לכן, ניתן לרשום תשומות גם באיחור של עד ששה חדשים.

כל שנשאר הנו הפקת הקובץ. התכנה בודקת את הנתונים ומזהירה מספר אזהרות:

טרם נסגר הדיווח החודשי למע"מ. אזהרה זו אינה מונעת את המשך הפקת הקובץ.

סכומי התנועות בקובץ אינם זהים לסכומים שנרשמו בדו"ח המע"מ. אזהרה זו אינה מונעת את המשך הפקת הקובץ

ראוי לציין כי מצב של אחת האזהרות הרשומות מעלה לא אמור לקרות באם עובדים בצורה מסודרת מתחילת השנה וסוגרים את דיווחי המע"מ והפקת הקובץ מדי חודש. מצב זה קורה בעיקר כאשר מתחילים להפיק קבצים באמצע השנה.

קימות תנועות של עסקאות ללא מספר עוסק אשר סכומן מעל 5000 ₪. ניתן להמשיך בהפקת הקובץ.

סכום התשומות ללא מספר עוסק תקין גבוה מ 300 ₪ . במקרה כזה לא ניתן להפיק את הקובץ.

באם איני טועה, מותר שסכומי התנועות בקובץ לא יהיו זהים לסכומי הדיווח עד לסטייה של 5% אולם יש להשתדל ככל האפשר להימנע מסטיות כאלו.

כל שנותר הוא לבחור את המקום (הדיסק/ספריה) אליו יופק הקובץ. עם סיום ההפקה התוכנה תודיע היכן נשמר הקובץ ומה שמו. שם הקובץ הנו PC02_10.txt . השם מציין שהקובץ הופק בפברואר 2010. יש לחתום את הקובץ בחתימה דיגיטלית ולהעבירו למע"מ כפי שיפורסם בהוראות.